LICENČNÍ A OBCHODNÍ PODMÍNKY POUŽÍVÁNÍ APLIKACE MEDIVOX (EULA)

1. Úvodní ustanovení

1.1 Tyto licenční a obchodní podmínky („EULA“) upravují podmínky užívání webové služby a aplikace Medivox (dále jen „Aplikace“) poskytovaných společností Medivox s.r.o., IČO 24901946, se sídlem Křovinovo náměstí 9/12, 193 00 Praha, Horní Počernice, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl C, vložka 444590 („Poskytovatel").

1.2 EULA je uzavírána výhradně v B2B režimu s poskytovateli zdravotních služeb nebo jinými podnikajícími osobami („Zákazník").

1.3 Instalací, registrací nebo používáním Aplikace Zákazník potvrzuje, že se seznámil s EULA a souhlasí s ní.

1.4 Nedílnou součástí těchto podmínek jsou Pravidla přijatelného užití Aplikace
Medivox (dále jen „Acceptable Use Policy“ nebo „AUP“), zveřejněná na https://medivox.cz/dokumenty/aup. Souhlasem s EULA Zákazník současně potvrzuje, že se s AUP seznámil a zavazuje se je dodržovat. Porušení AUP se považuje za podstatné porušení této EULA.

1.5 V rozsahu, v němž Poskytovatel při poskytování Služeb zpracovává osobní údaje jménem Zákazníka, strany uzavírají Dohodu o zpracování osobních údajů (dále je „DPA“) v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) (dále jen „GDPR“).; DPA je nedílnou součástí této EULA a je zveřejněna na https://medivox.cz/dokumenty/dpa. Souhlasem s EULA Zákazník současně přijímá DPA ve zveřejněném znění. Osoba, která založí Organizaci nebo aktivuje Službu, tímto prohlašuje, že je k přijetí DPA za Zákazníka oprávněna. V případě rozporu mezi EULA a DPA mají v otázkách ochrany osobních údajů přednost ustanovení DPA. Seznam Dalších zpracovatelů je dostupný na vyžádání na [email protected].

1.6 Informační dokumenty. Zásady ochrany osobních údajů, Pravidla zpracování audio nahrávek a GDPR, bezpečnostní a retenční přehled jsou informační dokumenty dostupné na https://medivox.cz/dokumenty. Souhlasem s EULA Zákazník potvrzuje, že se s těmito dokumenty seznámil a zajistí jejich zpřístupnění oprávněným Uživatelům. Používání Služeb musí být s těmito dokumenty v souladu.

1.7 Katalog dokumentů. Kompletní a aktuální soubor právních a provozních dokumentů je vždy dostupný na https://medivox.cz/dokumenty.

2. Definice

2.1 „Uživatel" je fyzická osoba jednající jménem Zákazníka (lékař, sestra apod.).

2.2 „Účet" je individuální účet fyzické osoby (Uživatele) v systému Poskytovatele.

2.3 „Organizace" je entita v systému, v jejímž rámci se spravují licence, předplatné, platební údaje a Uživatelé. Každá Organizace má jednoho Správce organizace.

2.4 „Správce organizace" je Uživatel, který Organizaci založil nebo na něj byla správa převedena; je oprávněn činit veškeré úkony správy Organizace, včetně nákupů licencí, správy plateb a pozvánek Uživatelů.

2.5 „Zákaznický portál" je část Aplikace (webová), ve které Zákazník/Správce organizace spravuje Organizace, licence, předplatné, platební metody, Uživatele a svůj Účet.

2.6 „Zařízení“ je koncové technické zařízení (např. počítač, tablet, mobilní telefon), prostřednictvím kterého Uživatel přistupuje k Aplikaci přes webový prohlížeč.

2.7 „Služby" jsou funkce Aplikace včetně podpory a online komponent.

2.8 „Obsah" je zejména audio vstup, přepisy a generované texty/dokumenty.

2.9 „Další zpracovatelé" jsou smluvní partneři Poskytovatele zapojení do provozu Služeb (hosting, přenos, přepis, generování textu, e-mail/oznamování).

2.10 „Zákazník" je subjekt (fyzická nebo právnická osoba), který uzavřel smlouvu s Poskytovatelem a hradí poplatky za licence.

2.11 „Škodná událost" je jedna událost nebo související události vyplývající z téže či podstatně stejné příčiny; pro účely limitů odpovědnosti se posuzují jako jedna škodná událost.

3. Předmět plnění a povaha Aplikace

3.1 Aplikace slouží k administrativním a dokumentačním účelům, zejména: a) pořizování nahrávek rozhovoru, převodu řeči na text a vytvoření strukturovaného zápisu, a/nebo b) čistému diktátu s převodem řeči na text a vytvořením administrativního záznamu.

3.2 Aplikace nenahrazuje odborné rozhodování zdravotnického pracovníka. Zákazník odpovídá za kontrolu a schválení všech výstupů před jejich použitím v dokumentaci či klinickém procesu.

4. Poskytnutí licence a omezení

4.1 Poskytovatel uděluje Zákazníkovi nevýhradní, nepřevoditelnou a časově omezenou licenci k užití Aplikace v rozsahu potřebném k jejímu řádnému užívání v rámci jeho Organizace.

4.2 Licence je vázána na konkrétní Zařízení prostřednictvím certifikátu vydaného při aktivaci. Přidělování/odebírání licencí, aktivace/deaktivace Zařízení a migrace mezi zařízeními probíhá v Zákaznickém portálu Správcem organizace.

4.3 Zákazník ani Uživatel nejsou oprávněni provádět zpětné inženýrství, zasahovat do zdrojového kódu, obcházet bezpečnostní prvky či licenční omezení.

4.4 Poskytovatel je oprávněn poskytovat aktualizace a měnit funkce Aplikace. Podstatné změny (přidání/odebrání funkcí nebo kritické opravy s vlivem na dostupnost či tok práce) budou oznámeny přiměřeně předem e-mailem a/nebo oznámením v Aplikaci. Drobné opravy a údržbové aktualizace mohou být nasazeny bez předchozího oznámení.

4.5 Přijatelné používání (AUP). Zákazník a Uživatelé jsou povinni dodržovat Pravidla přijatelného užití dostupná na https://medivox.cz/aup. Porušení AUP představuje podstatné porušení této EULA a může vést k omezení nebo pozastavení Služeb dle čl. 11.4.

5. Účty, Organizace a správa licencí (Zákaznický portál)

5.1 Založení Účtu probíhá registrací Uživatelů. Každý Uživatel může založit novou Organizaci; zakladatel se tím stává Správcem organizace. Správce může správu Organizace převést na jiného Uživatele.

5.2 Organizace zahrnuje předplatné, platební údaje, zakoupené licence a Uživatele pozvané k jejich využití. Předplatné a platby se vztahují k Organizaci, nikoli k jednotlivému Uživateli.

5.3 Veškerá správa (nákup licencí, změny tarifů, správa plateb, přidělování/odebírání licencí, pozvánky Uživatelů, zrušení Organizace) probíhá výhradně v Zákaznickém portálu Správcem organizace.

5.4 Zákazník odpovídá za správné přiřazení rolí Uživatelům a za bezpečnost přístupů do Zákaznického portálu.

6. Zpracování obsahu a ochrana údajů

6.1 Vůči údajům pacientů (dále jen „subjektům údajů“) vystupuje Poskytovatel jako zpracovatel, zatímco Zákazník je správcem. Strany společně s touto smlouvou
uzavírají DPA, která je nedílnou součástí této smlouvy a je dostupná na https://medivox.cz/dokumenty/dpa.

6.2 Aplikace může pro zajištění funkcí předávat Obsah Dalším zpracovatelům (např. přepis řeči, generování textu). Poskytovatel neprovádí trvalé uchovávání Obsahu; po poskytnutí služby není Obsah na straně Poskytovatele přístupný, vyjma krátkodobých technických operací a nezbytných provozních logů bez samotného Obsahu.

6.3 Při finalizaci výstupu Uživatel v Aplikaci stvrzuje, že disponuje oprávněním k nahrávce a jejímu zpracování (např. v rámci poskytování zdravotní služby a/nebo se souhlasem dotčené osoby). Poskytovatel je oprávněn uchovat auditní záznam bez Obsahu: čas, identifikátor Organizace a Uživatele, identifikátor Zařízení, akci a technický otisk výstupu (dále jen „hash“).

6.4 Podrobnosti o zpracování osobních údajů a právech subjektů údajů jsou uvedeny v Zásadách ochrany osobních údajů zveřejněných Poskytovatelem.

6.5 Bezpečnostní incidenty. Poskytovatel upozorní Zákazníka na jakýkoli neoprávněný přístup k osobním údajům subjektů údajů, jejich získání nebo zveřejnění, a to bez zbytečného odkladu od potvrzení bezpečnostního incidentu. Toto oznámení nepředstavuje uznání odpovědnosti. Bližší úpravu stanoví DPA.

7. Zapojení Dalších zpracovatelů

7.1 Poskytovatel je oprávněn zapojit Další zpracovatele pro hosting, přenos, přepis, generování textu, e-mailové a podpůrné služby.

7.2 Aktuální seznam Dalších zpracovatelů a základní informace o jejich smluvních zárukách ochrany dat Poskytovatel zpřístupní na vyžádání nebo na vyhrazené webové adrese. Zákazník může uplatnit odůvodněnou námitku; v takovém případě se strany pokusí nalézt přiměřené řešení. Bližší úpravu stanoví DPA.

8. Podpora, údržba a dostupnost

8.1 Rozsah podpory a cíle dostupnosti jsou vymezeny v dokumentu SLA – Standard (dále jen „SLA“), který tvoří samostatný dokument.

8.2 Poskytovatel je oprávněn provádět plánovanou údržbu (přednostně v nočních hodinách). O plánované odstávce informuje s přiměřeným předstihem, plánovaná údržba se nezapočítává do výpočtu dostupnosti, je-li řádně oznámena.

8.3 Pro kritické incidenty (P1) vymezené v SLA zajišťuje Poskytovatel pohotovostní reakci. Poskytovatel může provozovat stavovou stránku s přehledem dostupnosti.

9. Ceny, fakturace a platební podmínky

9.1 Služby jsou zpoplatněny předplatným dle aktuálního ceníku Poskytovatele, který tvoří přílohu č. 1 této smlouvy (dále jen „Odměna“).

9.2 Platby probíhají prostřednictvím platební brány třetí osoby nebo bankovním převodem přes vystavenou fakturu dle domluvy.

9.3 Při prodlení s úhradou je Poskytovatel oprávněn pozastavit poskytování Služeb, lhůty splatnosti a upozornění stanoví účtovací systém Poskytovatele. V případě platby bankovním převodem je splatnost stanovena na základě faktury.

9.4 Upozornění na blížící se expiraci předplatného Organizace jsou zasílána Správci organizace dle nastavení systému.

9.5 Měna. Základní měnou je CZK. Pokud je platba provedena v jiné měně, přepočet provede poskytovatel platební brány/karetní schéma; kurz a případné poplatky nese plátce.

9.6 Předplatné a obnova. Předplatné se účtuje dopředu na zvolené období a automaticky se obnovuje na stejné období, pokud není do konce běžícího období zrušeno v Zákaznickém portálu.

9.7 Změny cen. Změnu ceny Poskytovatel oznamuje s minimálně 15denním předstihem e-mailem Správci organizace. Změna ceny může být oznámena společně se změnou EULA, v takovém případě se neposílá zvláštní e-mail o změně ceny. Nová cena se uplatní až od dalšího zúčtovacího období (viz též čl. 16.2(c)).

9.8 Změna počtu licencí uprostřed období. Navýšení počtu licencí se účtuje pro-rata do konce běžícího období a doplatek je zahrnut do nejbližší pravidelné faktury; tím nevzniká nové zúčtovací období ani druhá mezifaktura. Snížení počtu licencí se projeví od příštího období.

9.9 Fakturace. Faktury/daňové doklady jsou poskytovány elektronicky; Zákazník odpovídá za aktuálnost platebních údajů.

9.10 Refundace. Není-li v této EULA výslovně stanoveno jinak (např. pro-rata při nesouhlasu s podstatnou změnou dle čl. 16.4), jsou platby nevratné. Servisní kredity podle SLA se nevyplácejí v penězích.

10. Zkušební období

10.1 Nový Zákazník může získat zkušební přístup v délce a rozsahu určeném Poskytovatelem. Poskytovatel je oprávněn zkušební přístup kdykoli změnit nebo ukončit.

11. Doba trvání a ukončení

11.1 Smluvní vztah trvá po dobu aktivního používání Aplikace a Služeb.

11.2 Zákazník může ukončit předplatné konkrétní Organizace prostřednictvím Zákaznického portálu. Ukončením předplatného Organizace nedochází samo o sobě k ukončení akceptace EULA.

11.3 Zákazník může ukončit akceptaci EULA smazáním svého Účtu; tím pozbývá právo Aplikaci užívat.

11.4 Pozastavení. Poskytovatel může Služby pozastavit (i) při prodlení s úhradou dle čl. 9, (ii) při závažném porušení této EULA nebo AUP (čl. 4.5), (iii) hrozí-li bezpečnostní riziko či zásah do integrity Služeb; s předchozím upozorněním, není-li v naléhavých případech objektivně možné. O pozastavení a podmínkách obnovení bude Zákazník informován bez zbytečného odkladu.

11.5 Poruší-li Zákazník podstatně EULA a nesjedná nápravu ani v dodatečné přiměřené lhůtě, je Poskytovatel oprávněn tuto smlouvu vypovědět bez výpovědní doby.

11.6 Účinky ukončení. Ukončením přístupu zaniká licence dle čl. 4. Auditní a účetní záznamy bez Obsahu mohou být uchovány po nezbytnou dobu dle Zásad ochrany osobních údajů. Ustanovení o důvěrnosti, odpovědnosti, rozhodném právu a řešení sporů přetrvávají.

12. Výmaz účtu, Organizace a uchování záznamů

12.1 Zákazník může požádat o zrušení Účtu a/nebo zrušení Organizace prostřednictvím Zákaznického portálu; zrušení Organizace může být podmíněno vypořádáním závazků.

12.2 Poskytovatel je oprávněn udržovat základní informace o Zákazníkovi (e-mailovou adresu) po dobu 30 dní od smazání Účtu Zákazníka.

12.3 Poskytovatel neuchovává Obsah (audio, přepisy, generované dokumenty) žádným způsobem. Technické a provozní záznamy bez Obsahu (např. auditní logy) mohou být uchovávány po omezenou dobu k prokázání souladu, zajištění bezpečnosti a ochraně proti zneužití, v souladu se Zásadami ochrany osobních údajů.

12.4 Záznamy v pravidelně rotujících zálohách mohou dočasně přetrvat po dobu nezbytnou pro jejich automatické přepsání.

13. Duševní vlastnictví a zpětná vazba

13.1 Veškerá práva k Aplikaci náleží Poskytovateli; Zákazník získává licenci dle čl. 4.

13.2 Zpětná vazba (náměty, návrhy, hlášení chyb) může Poskytovatel volně využít k vylepšení Služeb bez nároku na odměnu Zákazníka; tím není dotčena ochrana osobních údajů.

14. Záruky a odpovědnost a AI rizika

14.1 Zákazník nebo Uživatel je vždy povinen zkontrolovat vygenerovaný výstup. Poskytovatel neposkytuje ujištění o vhodnosti pro konkrétní účel Zákazníka. Poskytovatel neposkytuje záruky přesnosti AI výstupů.

14.2 AI UPOZORNĚNÍ - POVINNÁ KONTROLA: a) Aplikace využívá AI modely, které mohou generovat fakticky nesprávné, zavádějící nebo neúplné informace ("AI halucinace") b) AI může vymyslet diagnózy, léky, procedury nebo hodnoty, které nebyly v původním záznamu c) ZÁKAZNÍK JE POVINEN kontrolovat KAŽDÝ výstup před jeho použitím v oficiální dokumentaci d) Je ZAKÁZÁNO automatické použití výstupů bez lidské kontroly kvalifikovaným zdravotníkem e) Výstupy Aplikace jsou POUZE NÁVRHY, nikoli finální lékařské dokumenty.

14.3 Poskytovatel nese odpovědnost za technický stav aplikace a poskytnutí technické podpory. Odpovědnost za poskytování diagnostiky a jiných zdravotních služeb nese Zákazník, případně Uživatel.

14.4 V případě nároku k náhradě škody nebo újmy, který by mohl v souvislosti s poskytováním Služby vzniknout, odpovídá Poskytovatel maximálně do výše Zákazníkem zaplacené Odměny za poslední 4 měsíce.

14.5 Vyloučení povahy zdravotnického prostředku. Aplikace slouží výhradně k automatizovanému přepisu, formátování a administrativnímu zpracování dat. Výstupy Aplikace mají povahu nezávazného konceptu (návrhu zápisu) a nepředstavují lékařskou zprávu, diagnózu ani doporučení léčebného postupu. Zákazník bere na vědomí, že Aplikace neprovádí klinické vyhodnocení a její výstupy musí být vždy zkontrolovány a schváleny kvalifikovaným zdravotnickým pracovníkem.

15. Bezpečnost a správa klíčů

15.1 Poskytovatel uplatňuje přiměřená technická a organizační opatření (šifrovaná komunikace, řízení přístupů, auditní záznamy bez Obsahu).

15.2 Zařízení používají certifikáty a kryptografické klíče; jejich rotace probíhá v pravidelných intervalech dle interní politiky Poskytovatele. Zákazník je povinen udržovat Aplikaci a Zařízení aktuální.

16. Změny podmínek a oznámení

16.1 Druhy změn. a) Nepodstatné změny – opravy chyb, upřesnění formulací, technické/bezpečnostní aktualizace bez dopadu na práva a povinnosti. b) Podstatné změny – změny, které mohou rozumně nepříznivě ovlivnit práva či povinnosti Zákazníka (např. odstranění či zásadní omezení významné funkce, změny zpracování osobních údajů, změny SLA nad ±10 %, změna rozhodného práva/řešení sporů). c) Změny cen – úpravy ceníku nebo tarifu, které se projeví při dalším zúčtovacím období.

16.2 Oznámení a účinnost. a) Nepodstatné změny jsou účinné zveřejněním v Aplikaci nebo na webu. b) Podstatné změny oznámí Poskytovatel nejméně 15 dní předem e-mailem Zákazníkovi (na kontaktní e-mail uvedený v Zákaznickém portálu) a zároveň in-app oznámením; změny nabudou účinnosti ke dni uvedenému v oznámení. Současně Poskytovatel může zaslat informativní e-mail všem aktivním Uživatelům dané Organizace. c) Změnu ceny oznámí Poskytovatel nejméně 15 dní předem e-mailem Správci organizace a uplatní se až na další zúčtovací období. Změnu ceny lze oznámit v rámci změny EULA, v takovém případě se změna ceny oznamuje v rámci změny EULA.

16.3 Akceptace změn. Pokračováním v používání Služeb po datu účinnosti změn Zákazník souhlasí s aktualizovaným zněním; u opakovaných plateb platí, že obnovením předplatného po účinnosti změn změny přijímáte. U podstatných změn si Poskytovatel může vyžádat výslovné potvrzení v Aplikaci.

16.4 Nesouhlas se změnou (opt-out). Nesouhlasí-li Zákazník s podstatnou změnou, může do účinnosti změny ukončit předplatné dotčené Organizace; v takovém případě Poskytovatel vrátí poměrnou část již uhrazeného a dosud nevyužitého předplatného za zbývající období. To neplatí pro změnu ceny, která se uplatní až při dalším období (Zákazník může před obnovou zrušit). Zákonná práva Zákazníka tímto nejsou dotčena.

16.5 Funkce označené jako „BETA" nebo „Preview". BETA funkce jsou poskytovány testovacím režimu, nejsou kryty SLA ani servisními kredity a mohou být změněny, pozastaveny nebo ukončeny kdykoli. Na změny BETA funkcí se může vztahovat zrychlené oznámení (min. 3 dny předem e-mailem Zákazníkovi/in-app), popř. bez předchozího oznámení v případě naléhavých bezpečnostních či stabilizačních zásahů.

Pokud by konkrétní BETA vyžadovala odlišné zpracování osobních údajů (např. jiné zpracovatele, jinou lokalitu zpracování, zvláštní retenci nebo datové kategorie), Poskytovatel to předem jasně uvede u dané funkce a její aktivace bude vyžadovat výslovný souhlas Zákazníka prostřednictvím Správce organizace. O takové změně bude Poskytovatel současně informovat všechny aktivní Uživatele dané Organizace e-mailem.

16.6 Způsob doručení. Za doručení se považuje odeslání e-mailu Zákazníkovi na kontaktní adresu uvedenou v Zákaznickém portálu nebo zobrazení oznámení v Aplikaci. Současné zaslání informativního e-mailu aktivním Uživatelům nemá vliv na platnost doručení Zákazníkovi. Zákazník odpovídá za správnost a aktuálnost kontaktních údajů.

16.7 Vyloučení retroaktivity. Změny nepůsobí zpětně. Uhrazené běžící období a data nashromážděná do účinnosti změny zůstávají nedotčena (s výjimkou naléhavých bezpečnostních zásahů u BETA dle 16.5).

17. Rozhodné právo a řešení sporů

17.1 Tato smlouva se řídí právním řádem České republiky.

17.2 Není-li mezi Poskytovatelem a Zákazníkem uzavřena samostatná rozhodčí smlouva, budou veškeré spory vzniklé z této smlouvy nebo v souvislosti s ní řešeny soudy České republiky příslušnými podle sídla Poskytovatele.

17.3 Uzavřou-li strany samostatnou rozhodčí smlouvu, budou spory řešeny v rozhodčím řízení podle této smlouvy.

18. Závěrečná ustanovení

18.1 Tato EULA představuje úplnou dohodu mezi stranami k předmětu plnění.

18.2 V případě, že některé ustanovení této smlouvy je nebo se stane neplatným, neúčinným nebo nevykonatelným, nebude tím dotčena platnost, účinnost ani vykonatelnost ostatních smluvních ujednání. Smluvní strany si poskytnou vzájemnou součinnost, aby neplatné, neúčinné nebo nevykonatelné ustanovení bylo nahrazeno takovým platným, účinným a vykonatelným ustanovením, které v nejvyšší možné míře naplní význam nahrazovaného ustanovení.

18.3 Zákazník není oprávněn postoupit tuto smlouvu bez předchozího souhlasu Poskytovatele; Poskytovatel může smlouvu postoupit v souvislosti s reorganizací své podnikatelské činnosti.

PŘÍLOHA Č. 1

Tento ceník je nedílnou součástí EULA a upravuje výši odměny za poskytované služby.

Poskytovatel není plátcem DPH. Pokud se Poskytovatel stane ze zákona plátcem DPH, uvedené ceny budou považovány za ceny vč. DPH.

1. Měsíční licence

Cena předplatného Standard za 1 uživatele: 1 290 Kč / měsíc.

Zahrnuto v ceně:

30 dní zdarma bez závazků
Neomezený přepis rozhovorů
Neomezené diktování
Neomezené zpracování lékařských zpráv

Cena předplatného Pro za 1 uživatele: 2 490 Kč / měsíc.

Zahrnuto v ceně:

Vše co zahrnuje Standard
Až 9 uživatelů v jednom pracovišti
Sdílení šablon v rámci týmu
Přednostní podpora

2. Roční licence (zvýhodněná)

Cena předplatného Standard za 1 uživatele: 12 900 Kč / rok.

Cena předplatného Pro za 1 uživatele: 24 900 Kč / rok.

3. Další uživatelé v jednom zařízení / organizaci

Při zapojení více uživatelů z jednoho zdravotnického zařízení lze sjednat individuální cenové podmínky.

Sleva při 5 a více uživatelích – dle dohody s Poskytovatelem.

4. Individuální dohody

Ceny nad rámec uvedeného mohou být upraveny samostatnou písemnou dohodou obou smluvních stran.

Individuální dohody se vztahují zejména na větší zdravotnická zařízení.

Poslední aktualizace: 1. 6. 2026